Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
SR 235.22
Verordnung vom 17. August 2016 über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA) (VEVERA)
vom 17. August 2016
(Stand am 01.06.2025)
235.22
Verordnung über das Informationssystem E-VERA
(Verordnung E-VERA, VEVERA)
vom 17. August 2016 (Stand am 1. Juni 2025)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 29 Absatz 1 Buchstabe a des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020[*] über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten
und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 2014[*] (ASG),[*]
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
- a. die Führung des Auslandschweizerregisters;
- b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
- c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
- d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;
- e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
- f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946[*] über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961[*] über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
2. Abschnitt: Datenbearbeitung
1 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
- a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
- b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
- c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
- d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
- e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
2 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
1 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
1bis Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.[*]
1ter Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs[*]) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.[*]
2 Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947[*] über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.[*]
3 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
1 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
2 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.[*]
3 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
- a. die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
- b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
- c. das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;
- d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
- e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
- f. die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer[*].
4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
5 Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.[*]
1 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
2 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
- a. Fassung gemäss Anhang 3 Ziff. 4 der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025, in Kraft seit 1. Juni 2025 ( AS 2025 318 ). dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025[*] und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007[*];
- b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
- c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.
3 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
4 Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.[*]
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.
1 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:[*]
- a. abgemeldet;
- b. gestorben;
- c. tot geboren;
- d. Tod ohne Todesurkunde;
- e. verschollen.
2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb
1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
2 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
1 Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
2 Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
3 Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021[*] über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.
4 Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.
4. Abschnitt: Datensicherheit
1 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
1 Die Informationssicherheit richtet sich nach:[*]
- a. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ). der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022[*];
- b. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 12 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ). der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023[*];
- c. Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ). …
2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
1 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.[*]
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004[*] wird aufgehoben.
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:…[*]
Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.