Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.
SR 172.211.21
Verordnung vom 18. November 2015 über das Informationssystem VIP-Service (IVIPS-Verordnung)
vom 18. November 2015
(Stand am 01.01.2024)
172.211.21
Verordnung über das Informationssystem VIP-Service
(IVIPS-Verordnung)
vom 18. November 2015 (Stand am 1. Januar 2024)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf das Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz vom
21. März 1997[*],
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
1 Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.
2 Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:
- a. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP-Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen;
- b. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln;
- c. die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können;
- d. die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können;
- e. die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden können.
Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.
2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung
Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.
Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet:
- a
von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:
- 1. Vor- und Nachname sowie Titel,
- 2. Grund des Besuchs,
- 3. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,
- 4. bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person,
- 5. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;
- b.
von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:
- 1. Vor- und Nachname sowie Passnummer,
- 2. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,
- 3. Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie Munition),
- 4. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.
Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.
1 Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist.
2 Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.
3 Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.
4 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS einsehen (Leserecht):
- a. das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Personen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen;
- b. die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;
- c. das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbewilligungen (Diplomatic clearances);
- d. die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevanter Informationen;
- e. das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards;
- f. das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.
5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte.
2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS verantwortlich.
2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.
3. Abschnitt: Datenschutz und Informationssicherheit Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).
1 Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nachgeführt sind.
1 Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach:[*]
- a. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 23 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ). der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022[*];
- b. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ). der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023[*].[*]
2 Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.
4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten
1 Die im IVIPS enthaltenen Personendaten werden fünf Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.
5. Abschnitt: Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2016 in Kraft.